Gesform est un logiciel de gestion de la formation qui centralise et simplifie l’administration des actions de formation pour les organismes et services RH. Si vous gérez des sessions, des stagiaires et des conventions, cet outil peut vous faire gagner un temps précieux en automatisant les tâches répétitives. Dans ce guide, nous allons explorer ses fonctionnalités, son intégration dans votre système d’information, les étapes clés pour le déployer et comment le situer face aux autres solutions du marché.
Gesform et la gestion de la formation professionnelle
Gesform s’inscrit dans la catégorie des logiciels spécialisés pour piloter l’ensemble du cycle de formation. Il s’adresse principalement aux organismes de formation, aux CFA et aux services formation internes des grandes entreprises qui cherchent à industrialiser leurs processus. L’outil permet de centraliser les données, de sécuriser le suivi réglementaire et de réduire les tâches manuelles liées à la gestion administrative et pédagogique.
À quoi sert concrètement Gesform dans un service formation aujourd’hui ?
Gesform vous accompagne de la demande de formation jusqu’au bilan final. Il centralise les informations sur les sessions, les stagiaires, les formateurs et les financements dans une interface unique. Concrètement, vous pouvez planifier une session, gérer les inscriptions, éditer automatiquement les convocations et suivre les présences sans jongler entre plusieurs fichiers Excel. Cette centralisation réduit les erreurs de saisie et permet de retrouver rapidement l’historique d’un participant ou d’une action. Pour un service formation qui gère plusieurs dizaines de sessions par mois, le gain de temps est significatif.
Principales fonctionnalités de Gesform pour la gestion administrative et pédagogique
Le logiciel couvre les étapes clés de la gestion de la formation. Vous disposez d’outils pour planifier les sessions, enregistrer les inscriptions, générer les convocations et suivre les émargements. Gesform gère aussi les conventions de formation, les attestations de fin de stage et les documents obligatoires pour les financeurs. Côté pilotage, vous accédez à des tableaux de bord qui synthétisent vos indicateurs : taux de remplissage, budget consommé, satisfaction stagiaires. Certaines versions proposent un portail stagiaire où les participants consultent leur planning et téléchargent leurs attestations. Enfin, des exports sont disponibles pour alimenter votre comptabilité ou répondre aux audits des OPCO.
Pour quels types de structures Gesform est-il le plus pertinent aujourd’hui ?
Gesform trouve sa pertinence dans les structures qui gèrent un volume important d’actions de formation. Les organismes de formation privés, les CFA et les services formation d’entreprises de taille moyenne à grande sont les profils types. Les collectivités et établissements publics l’utilisent également pour structurer leurs obligations réglementaires. Le critère déterminant reste votre besoin d’industrialisation : si vous organisez quelques sessions par trimestre, un tableur peut suffire. En revanche, dès que vous dépassez une vingtaine de sessions par mois avec plusieurs formateurs et financeurs, un outil dédié devient indispensable pour garantir la fiabilité du suivi.
Fonctionnalités clés de Gesform et articulation avec un LMS ou un ERP
Gesform ne vit généralement pas seul dans votre système d’information. Il doit s’articuler avec vos outils existants : LMS pour le e-learning, SIRH pour les données collaborateurs, ERP pour la facturation. Cette section détaille comment ces briques se complètent et quelles sont les zones de vigilance pour assurer une cohérence globale.
Comment Gesform s’intègre-t-il avec un LMS pour le e-learning et le blended ?
Gesform se concentre sur l’aspect administratif et réglementaire, tandis qu’un LMS (Learning Management System) prend en charge les parcours pédagogiques en ligne. Dans une formation blended, Gesform enregistre l’inscription globale et suit la partie présentielle, tandis que le LMS diffuse les modules e-learning. Les deux systèmes peuvent échanger des données via des connecteurs : une inscription validée dans Gesform déclenche automatiquement la création du compte stagiaire sur le LMS, et les résultats obtenus en ligne remontent dans Gesform pour compléter le dossier. Cette synchronisation évite les ressaisies et garantit un suivi unifié. Attention toutefois à bien vérifier la compatibilité des connecteurs et à définir qui fait référence pour chaque donnée.
Lien entre Gesform, SIRH et ERP : données partagées et limites courantes
Dans les grandes structures, Gesform cohabite avec un SIRH qui gère les collaborateurs et un ERP qui pilote la comptabilité et la facturation. Les données collaborateurs (nom, prénom, service, poste) peuvent être importées du SIRH vers Gesform pour éviter les doublons. De même, les éléments de facturation (coût des sessions, refacturations OPCO) peuvent être exportés vers l’ERP. Le point critique consiste à définir le système maître pour chaque donnée : le SIRH reste généralement la référence pour l’identité des collaborateurs, l’ERP pour les données financières, et Gesform pour tout ce qui concerne les actions de formation. Sans cette répartition claire, vous risquez des incohérences et des conflits de version. Prévoyez aussi des contrôles de cohérence réguliers pour détecter les écarts.
Comment Gesform aide-t-il à répondre aux exigences qualité et réglementaires ?
La conformité réglementaire est un enjeu majeur pour les organismes de formation, notamment dans le cadre de la certification Qualiopi. Gesform contribue à structurer vos processus en assurant la traçabilité des présences, la génération automatique des attestations et la conservation des émargements. Vous disposez d’un historique complet par action, ce qui facilite les audits et les contrôles des financeurs. L’outil ne remplace pas une démarche qualité globale, mais il en constitue le support opérationnel. Par exemple, vous pouvez éditer des rapports de présence fiables, retrouver rapidement les conventions signées et prouver le respect des délais de transmission des documents. Cette rigueur documentaire renforce votre crédibilité auprès des certificateurs et des OPCO.
Mettre en place Gesform dans son organisation et accompagner les équipes
Déployer Gesform ne se résume pas à installer un logiciel. Cela implique de repenser certains processus, de former les utilisateurs et de gérer la transition depuis vos méthodes actuelles. Cette partie vous guide sur les étapes clés et les bonnes pratiques pour réussir l’adoption.
Quelles sont les grandes étapes pour déployer Gesform efficacement en interne ?
Le déploiement commence par un cadrage des besoins : quels processus voulez-vous améliorer, quels sont les points de blocage actuels, qui utilisera l’outil ? Cette phase permet de paramétrer Gesform en fonction de vos spécificités. Vient ensuite l’import des données existantes (catalogues de formations, historique des stagiaires, formateurs). Une phase de tests avec un groupe pilote permet de valider les paramétrages et d’identifier les ajustements nécessaires. La formation des utilisateurs intervient juste avant la mise en production : sessions pratiques, supports écrits, documentation des nouvelles procédures. Enfin, prévoyez une période de stabilisation avec un support de proximité pour répondre aux questions et corriger les petits bugs. Un déploiement progressif, service par service ou site par site, limite les risques.
Impliquer les équipes formation, RH et finance pour garantir l’appropriation
Le succès de Gesform repose sur l’adhésion des utilisateurs quotidiens. Associez dès le début des représentants de chaque service concerné : formation pour les processus métier, RH pour les données collaborateurs, finance pour la facturation et le suivi budgétaire. Des ateliers participatifs permettent de recueillir les besoins, de co-construire les nouvelles procédures et de créer un sentiment d’appartenance au projet. Désignez des référents « super-users » dans chaque service : ils seront formés en profondeur et pourront ensuite accompagner leurs collègues. Cette approche réduit la résistance au changement et facilite l’appropriation. N’oubliez pas de communiquer régulièrement sur les bénéfices concrets : gain de temps, réduction des erreurs, meilleure visibilité sur l’activité.
Gérer la transition depuis Excel ou un ancien logiciel vers Gesform
Beaucoup de structures arrivent sur Gesform après des années de suivi sous Excel ou via un outil maison devenu obsolète. Commencez par cartographier tous les fichiers critiques, les macros et les habitudes de travail à préserver. Identifiez les données historiques à récupérer et celles qui peuvent être archivées. Prévoyez une période de double saisie limitée pour rassurer les équipes : pendant quelques semaines, vous alimentez à la fois l’ancien système et Gesform. Cette coexistence permet de vérifier la fiabilité des données et de corriger les derniers bugs avant la bascule définitive. Fixez rapidement une date de coupure pour éviter que cette période ne s’éternise. Une fois Gesform opérationnel, communiquez clairement que l’ancien système est fermé et ne doit plus être utilisé.
Comparer Gesform aux autres logiciels de gestion de la formation
Face à l’offre variée de logiciels de gestion de la formation, vous vous demandez peut-être si Gesform est le meilleur choix pour votre contexte. Cette dernière partie vous donne des repères objectifs pour comparer les solutions et poser les bonnes questions avant de vous décider.
Quels critères utiliser pour comparer Gesform à d’autres logiciels du marché ?
Plusieurs critères doivent guider votre comparaison. La couverture fonctionnelle d’abord : le logiciel couvre-t-il tous vos besoins (planification, gestion administrative, reporting, conformité) ? L’ergonomie ensuite : l’interface est-elle intuitive pour vos équipes ? Les capacités d’intégration avec votre SIRH et votre ERP sont également déterminantes pour éviter les ressaisies. Le coût global comprend la licence, l’accompagnement, la formation et la maintenance : demandez un chiffrage détaillé sur trois ans. Enfin, évaluez la qualité du support, la fréquence des mises à jour réglementaires et la capacité de l’éditeur à suivre les évolutions du cadre légal. Un logiciel qui ne suit pas les évolutions Qualiopi ou CPF perd rapidement de sa valeur.
| Critère | Points à vérifier |
|---|---|
| Couverture fonctionnelle | Gestion des sessions, inscriptions, émargements, conventions, reporting, portail stagiaire |
| Ergonomie | Facilité de prise en main, nombre de clics pour réaliser une action courante |
| Intégration | Connecteurs SIRH, ERP, LMS, formats d’import/export disponibles |
| Conformité | Suivi des évolutions réglementaires, compatibilité Qualiopi, gestion CPF |
| Coût global | Licence, formation, accompagnement, maintenance sur 3 ans |
Forces, limites et perception de Gesform face aux solutions plus récentes
Gesform est souvent reconnu pour sa robustesse et sa capacité à gérer des processus administratifs complexes. Les structures qui l’utilisent apprécient la fiabilité du suivi réglementaire et la complétude des fonctionnalités. En revanche, certaines organisations peuvent trouver l’interface moins moderne que celle de solutions apparues récemment, notamment sur le volet UX (expérience utilisateur). Les outils plus récents misent sur des interfaces épurées, des parcours simplifiés et une ergonomie mobile. Gesform compense par une profondeur fonctionnelle et une expertise métier éprouvée. Le choix dépend donc de vos priorités : privilégiez-vous la complétude et la stabilité, ou l’innovation et la modernité visuelle ? Une démonstration concrète sur vos cas d’usage réels vous aidera à trancher.
Comment recueillir des retours d’expérience fiables d’utilisateurs Gesform ou alternatifs ?
Pour dépasser le discours commercial, échangez avec des pairs qui utilisent déjà Gesform ou ses concurrents. Les réseaux professionnels (LinkedIn, groupes métier), les associations de formation et les événements sectoriels sont de bonnes sources. Posez des questions précises : combien de temps a duré la mise en œuvre, quelles difficultés avez-vous rencontrées, le support est-il réactif, les mises à jour posent-elles des problèmes ? Demandez aussi à visiter l’outil en situation réelle, pas seulement en démonstration : vous verrez comment les équipes l’utilisent au quotidien, les contournements éventuels, les points de friction. Enfin, consultez les avis en ligne, mais gardez un œil critique : certains commentaires peuvent être orientés ou datés. Croisez les sources pour vous forger une opinion équilibrée.
Gesform représente une solution mature pour les structures qui cherchent à industrialiser leur gestion de la formation. Avant de vous lancer, identifiez précisément vos besoins, comparez les alternatives et préparez soigneusement le déploiement. L’adhésion de vos équipes et l’articulation avec vos autres outils seront les clés de la réussite. Avec une approche structurée, Gesform peut devenir un vrai levier d’efficacité et de conformité pour votre activité formation.
